Programos organizacinė struktūra turėtų būti reguliariai stebima ir vertinama, siekiant nustatyti nuolatinę AoP programos pažangą ir rezultatus.
Nuolatinė programos organizacinės struktūros darbo stebėsena leidžia greitai atkreipti dėmesį į iššūkius ir priimti reikiamus sprendimus bei pakeitimus, siekiant užtikrinti, kad AoP programa pasiektų savo tikslus, uždavinius ir laukiamus rezultatus.
Organizacinės struktūros stebėjimas gali lemti poreikį peržiūrėti programos organizacinės struktūros modelį. Užtikrinkite, kad peržiūrėta organizacinė struktūra atitiktų AoP programos rezultatus ir apimtų atstovus, kurie atitinka savivaldybės / regiono bendrą politiką ir strategijas.
Efektyvumo stebėjimas
Norint stebėti programos organizacinės struktūros efektyvumą, reikia nuolat stebėti ir vertinti AoP programos įgyvendinimą.
Peržiūrėkite dabartinių organizacinių struktūrų stipriąsias ir silpnąsias puses, įvertindami ir įvertindami šiuos aspektus:
- Ar valdymo grupė teikia rekomendacijas ir lyderystę, remdama jungiamąjį darbuotoją ir darbo grupę, kad jie galėtų veiksmingai tęsti bandomąjį ir kasdienį AoP programų valdymą?
- Ar darbo grupė turi tinkamą patirtį ir įgūdžius, kad užtikrintų kasdienio AoP programų įgyvendinimo ir valdymo efektyvumą?
- Ar programa vykdoma pagal planą, atsižvelgiant į etapus ir rezultatus?
- Jei įgyvendinimas nevyksta pagal planą, ar tai lemia organizacinės struktūros silpnumas?
- Ar trūksta patirties ar įgūdžių arba prastas bendradarbiavimas tarp dalyvaujančiųjų, dėl ko organizacinė struktūra yra neefektyvi?
- Nuolat stebint programų darbą, organizacinė struktūra leidžia laiku atkreipti dėmesį, siekiant užtikrinti, kad AoP programa pasiektų savo tikslus, uždavinius ir laukiamus rezultatus.
Jei AoP programa nepasiekia laukiamų rezultatų, gali tekti peržiūrėti programos organizacinės struktūros modelį.
Organizacinės struktūros peržiūra
Organizacinė struktūra yra dinamiška struktūra, kurią reikėtų reguliariai peržiūrėti bandomųjų etapų metu ir toliau plėtojant programą, pvz., keičiant programą iš trumpalaikės į ilgalaikę.
Atkreipkite dėmesį, kad norint plėtoti AoP programą, siekiant įtraukti kitas tikslines auditorijas, gali prireikti kitų suinteresuotųjų šalių ir pertvarkyti organizacinę struktūrą. Todėl būtina nuolat peržiūrėti organizacinę struktūrą, kad būtų galima stebėti jos veiksmingumą.
Toliau pateikiami keli klausimai, į kuriuos reikia atsižvelgti peržiūrint organizacinę struktūrą.
- Ar kiekvieno valdymo ir darbo grupės nario vaidmenys ir atsakomybės yra aiškiai apibrėžti ir suprantami?
- Ar yra kokių nors persidengiančių vaidmenų ar painiavos dėl atsakomybės?
- Ar organizacinė struktūra veikia taip, kaip numatyta?
- Ar yra veiksminga komunikacija ir reguliarūs grįžtamojo ryšio bei atviro bendravimo kanalai komandų ir skyrių viduje ir tarp jų?
- Ar yra bendradarbiavimo priemonės ir procesai, skirti palengvinti komandinį darbą ir kitus bendradarbiavimo procesus tarp programoje dalyvaujančių asmenų?
- Ar valdymo ir darbo grupių nariai yra labai įsitraukę ir motyvuoti?
- Ar programai skirti tinkami ištekliai (finansiniai, asmeniniai)?
- Ar sprendimai priimami laiku, siekiant išvengti vėlavimų ir neefektyvumo?
- Ar sprendimai veiksmingai perduodami atitinkamoms suinteresuotosioms šalims?
Nustatykite sritis, kuriose organizacinę struktūrą reikia koreguoti, pavyzdžiui, reikia pagerinti komunikaciją arba įtraukti kitas suinteresuotąsias šalis, turinčias patirties ir įgūdžių, kurie gali sustiprinti struktūrą ir tokiu būdu įgyvendinimą bei vietos AoP programos sukūrimą.
Prašykite jau dalyvaujančių organizacinėje struktūroje pateikti pasiūlymų dėl struktūros tobulinimo. Remdamiesi jų atsiliepimais ir indėliu, pakoreguokite organizacinę struktūrą.
